如何阻止「待辦事項列表」控制你的生活?

3730_待辦事項列表

【特約記者鍾小玲/編譯】有趣的是,待辦事項清單會反映出使用者的性格:如果清單上的字跡潦草又畫來畫去,使用者可能是個粗枝大葉的人;但如果清單上的筆跡清晰,連標點符號都一清二楚,還寫下「千萬不要忘記」來提醒自己,那你可能需要去看看心理醫師。

不過在現今社會,已經很少人會用紙張列出待辦事項了,現代人已捨棄紙筆,改用數位工具來列出待辦清單,最常見的是智慧型手機。自從2012年六月起,全球約十億人口的蘋果手機用戶會利用手機上的提醒小工具(Reminders app),安卓手機用戶則是使用另一個app(ColorNote Notepad),這個小工具自2009年上市以來,已被下載了八千萬次,其他具有類似功能的app不勝枚舉。

依據認知專家的說法,在現今這個數位時代,懂得運用待辦事項清單變得前所未見的重要。加拿大腦神經科學家勒維汀(Daniel J Levitin)還就此寫了一本書,名為《有組織的思維:超負荷資訊時代的準確思考》(The Organised Mind: Thinking Straight in the Age of Information Overload),聲稱待辦事項清單可以幫助人們活得更出色。

勒維汀說,社會上最成功的人只會花很少時間在平常的瑣事上,好把更多時間運用在那些生命中更有啟發性、更鼓舞人、更有收穫的事情上,因為人類的大腦一次只能專注於三、四件事情,所以事先列出待辦事項清單是必要的。認知心理學家認為,如果不把待辦事項列出來,你的大腦會因為擔心丟三落四而形成反覆迴路,反而增加大腦負荷,列出待辦事項可以幫忙大腦專心在此刻,別無旁騖。

這聽起來很吸引人吧?但實際操作起來又是另一回事,現代人使用電子工具來記錄待辦事項,像是透過手機app、電子日曆、電子郵件等方式,但結果卻是清單列好以後卻忘了記在哪裡,忘了去查看,甚至於忘了曾經列過清單,這樣的話還不如根本不要列待辦事項清單。

科技作家卡爾(Nicholas Carr)認為,使用什麼媒介來記錄待辦事項清單很重要,用紙筆和用手機的效果可能不同,因為使用手機很容易讓人分心,用手機記錄你的待辦事項可能效果不彰,你得記得為每個待辦事項設定提醒的響鈴,一旦鈴響時還要記得去查看手機,免得忘了待辦事項是什麼。這對於我們的認知上帶來更大的負擔,效果還不如瞄一眼貼在書桌旁白板上那張手寫的待辦事項清單。

以下幾點可以幫助你善用待辦事項清單:
一、把每天的工作簡化:把待辦事項透過電子郵件、日曆,或是舊紙片來提醒自己,避免自己忘記待辦事項的期限或是產生混淆。

二、不要在待辦事項清單上寫滿達不到的任務:要寫下待辦事項清單時,先想想要如何達成及何時能夠達成某項任務,把艱鉅的任務劃分成少量、可達成的步驟。

三、不要把待辦事項清單當做備忘錄:人們很容易把每個稍縱即逝的想法寫在待辦事項清單上,特別是用電子檔案的型式,因為這麼一來永遠不愁紙不夠用,但是把幾十項不可能的願望列在待辦事項清單上,只會把你真正該做的事掩蓋起來。

四、可以用「最後期限」把各個待辦事項分組:如果你的待辦事項清單一目瞭然,一看就知道最緊急的事有哪些,你會輕鬆許多。可以採用的一個方法是把你的清單分成三個版本:「現在版」包含那些立刻需要完成的事,「下週版」包括那些隔週該完成的事,「總得完成版」包含那些你不得不完成的煩人工作。

五、減少「現在版」中的待辦事項:挑選可以達成的工作份量,一天最好不要超過三項,其他工作則排進更長期的工作清單中,這樣才能篩選出最重要的待辦事項。

六、不要把待辦事項清單記在手機上:你可能不同意,但對某些人來說,在手機上處理待辦事項清單和手機的其他功能會互相衝突,即使用電子日曆也一樣。如果你不習慣記錄電子版的待辦事項清單,可以試著重新拾回紙筆,記下你的待辦事項清單,再把它放進萬用手札中。

七、考慮改用更傳統的方法:根據認知心理學家及神經科學家勒維汀的說法,許多成功人士都使用5X3英吋的索引卡來規畫工作事項,每張卡片上只記一則待辦事項。這麼做的關鍵在於,與其列出一長串的待辦事項清單,還不如用索引卡可以很方便地重新排序。能夠輕鬆地把待辦事項按照優先順序排列十分重要,這可以讓你避免當下的負荷過重。

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