專家:工作成效比工作時間更重要

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【王震芳 編譯】

 

根據「經濟合作暨發展組織」(OECD)的數據指出,台灣人每年平均工作2200小時,比美日多出20%,比德國高出35%。長時間工作真能提升台灣的競爭力嗎?
台積電董事長張忠謀11月23日表示,不反對員工加班,但一週工時不能超過50小時,加班需請領加班費或申請補休。他反對員工在長官及同儕的壓力下,被迫待在辦公室,他認為工作效率與成效,往往比工作時間更重要。
至於,如何減少工時,提高成效?哈佛商業學院的資深講師羅伯波仁(Robert C. Pozen),在《最大生產力:提高成效,減少工時》一書中談到許多老闆、主管和上班族的迷思,以及有效工作的秘訣。
知識工作者創造價值
他敘述一個大家所熟悉的場景:到了下午五點,由於工作快速,你完成今天的進度,想要回家,但沒有任何一位同事離開,所以你在辦公室多待一或兩小時,上網瀏覽、查閱電郵,這樣才不會看起來像在偷懶。
羅伯在一家法律事務所工作時,經常快速回答客戶的問題,好節省雙方的時間,但事務所的服務以時計費,有效率的工作簡直讓他自打嘴巴。對他而言,以時計費是一個不公平的交易。
加州大學戴維斯分校教授金柏利(Kimberly D. Elsbach)所帶領的研究團隊,訪問39位經理人,請他們談論對員工的觀點。他們普遍認為經常看得到的員工,感覺比較可靠、可信賴;在週末還來公司或平常待很晚的員工則有犧牲奉獻的精神。
羅伯認為,這些經理人的反應是工業時代的殘餘效應,重回生產線上的標準化流程。但是,基於工作時數來衡量工作表現,對知識工作者而言沒有任何意義;他們的貢獻應以他們運用思考和技術所創造出來的價值為衡量標準。
運用工業時代的心智,從事21世紀的專業工作,許多組織低估工作者想要有效率的動機。如果員工在公司待很晚,只是為了取悅老闆,他們在上班時間工作的動機為何?羅伯認為顯而易見的解決方式是以工作結果而非工作時間,來判斷工作是否成功。
羅伯提供大家辦公室有效工作的三個秘訣:
精簡開會時間
內部會議常耗費許多時間。簡短的會議對討論問題通常很有用,但一或一個半小時的會議通常沒有產值。主管經常花費太多時間詳述一些介紹性的資訊,出席者至終會無法專注聆聽。
你可避免出席冗長又沒產能的會議,禮貌的婉拒同事邀請,說明自己工作的完成期限將到。如果你必須參加會議,說明只能參加前面一小時,因為手邊有急件必須處理。
你在召集會議前請多想想,是否藉著電郵或電話即可處理多數議題。如果你必須召集會議,要確定它是有產值的,不妨事前規劃會議章程,使它簡要的進行。
重點閱讀
你不需要把傳至你這裡的每份文件全部讀完,從頭讀到尾不是運用時間的最好方式。在多數情形裡,你只需閱讀文章中對你工作最重要的部份。當然,有一些資料需要你完全了解細節,例如,一篇關於公司最新重量級商品的文章,或許就要逐字讀過。
你也要避免重讀電郵(除非是你忘記的重要資訊)。當你查看電郵時發現需要回覆的信件,最好立即回覆;80%的電郵通常都不需回覆,不要讓無關緊要的信件塞爆信箱、浪費你的時間。
快速撰寫
即使你需要創作一篇「甲上」的企畫書,也不需完美到字字斟酌。有些人寫了冗長的備忘錄,堅持每個字句的完美。他們想同時完成寫作所有步驟,這樣通常會使寫作速度變得很慢。
一個化簡為繁的方式就是,為你想說的先擬綱要,然後快速寫些草稿,雖然那是不完美的,但回到你的工作,若需要時再修改,此時就是使文句完美的時候了。
一般來說,你不需浪費時間去創作「甲上」的文章,當「乙上」夠好時,使用省下的時間去創作一個「甲上」的重要工作。
(資料來源:CNN、International Herald Tribune)

 

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