時間紀律提升工作效率

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如果一天不能多增加一分鐘,我們只好把速度變成2倍,即使輸在起跑點,也要贏在「加速度」。


【◎周純如/大學企管系講師】

華燈初上,同仁們紛紛準備著下班,計劃安排著晚間活動,唯獨Jenny開始著加班計劃,主管對於這位有責任感的新進同仁深表讚賞。

然而三個月之後,Jenny的加班時間隨著到任時間成正比成長,工作績效卻與加班時數成反比下降,主管由原先的讚賞轉而成為批評,因為加班時數增加卻得不到工作效能及效率,進度拖泥帶水,工作老是進度落後,主管開始懷疑Jenny加班的目的及工作內容。
基於Jenny有良好的工作態度,主管想進一步給予協助,這時才發現,Jenny這位「Yes Sir」小姐,因為缺乏時間規劃與管理,使得生活呈現忙、盲、茫的混亂狀況,不斷的加班卻無法確保在期限內完成各項工作。
你是不是也覺得自己很努力,工作完成的事情卻不多。是否老覺得很忙,卻沒有對等的收穫?
請你在下列表一各題請填上你的評估狀況,以檢視個人的時間管理。
提高效率者才是王道
不論你所測算出來的答案是那一項,無可否認的,「時間」是上帝賜給每個人最公平的禮物,每一個人都有24小時,有的人時間充裕,有的人卻總找不到時間,有的人可以同時完成多件事,有的人卻一事無成!
你會抱怨時間不敷使用嗎?你會覺得事情太多計劃很難執行嗎?你的待辦清單堆積如山嗎?你想提高時間效率嗎?
紐約市長彭博(Michael Bloomberg)曾說過一句話:「即使你第一個到辦公室,最後一個離開,從來不請假,並不表示你比其他人更出色!」唯有提高時間運用效率,才是創造績效的王道。
對於每天如潮水般湧進的新工作應該如何著手處理?你永遠沒時間去做每一件事情,但我們永遠有足夠的時間,去做好最重要的那一件事情。
以下筆者將從妥善的規劃時間,培養善用時間的好習慣,協助個人有效運用時間,提升工作效能。
一、重點管理時間的「80/20」法則
花最少的力氣,獲得最多的效益,你所完成的工作裡,80%的成果來自於20%的時間。
不幸的是,大多數人凡事挑簡單的先做,寧可忙碌於無關緊要的瑣事,卻把最有價值、最重要的事,放到最後處理。原因很簡單:那些最有價值的工作,通常都是最困難、也最複雜的。
如何善加管理你的時間就如開車需要有目的地一樣,沒有目標,就像是開車沒有目的地一樣,不管你開多快,你什麼地方都去不了。
建立習慣  自我管理
二、克服「拖延」的壞毛病
很多人常發下心願要「減肥」,但是年復一年,總是跟肥胖為友,那是因為只有「減肥」的願望,卻沒有「一個月要減2公斤,一年要減10公斤」這樣確實的目標。
沒有目標就不會有計劃,自然就沒有實際行動,買了一堆減肥食譜、食品,執行了一個星期,遇到不可抗拒之美食誘惑,很多人就會告訴自己「明天再做吧!」容忍自己對目標的放任,事情永遠都是明天才開始,目標永遠到不了。
正如帕金森定律(Parkinson’s Law)「給你多久的時間,工作就會拖多久」,一件兩小時即可完成的事,給你一整天,你就會一整天才完成。因此計劃時間應確實執行下列事項:
1.為自己訂下明確的目標,詳實列出每項達到目標的任務。
2.訂定可行的時間表,將任務分割成數個部份,困難任務一一釐清依序解決
3.改變自己的思維,對於時間投報效益高的事情,必須優先處理及完成。
三、自我管理,改變習慣
改變習慣讓自己更有績效,更有效能。把事情很快地做完,叫做效率(Efficiency);把事情很快地做好,叫做效能(Effectiveness)。
懂得確認免做白工
四、養成守時準時的習慣
有效運用時間,以具體計劃達成設定目標,隨時掌握計畫之進度執行狀態,應如期進行並且準時或提前完成。
五、跑得快更要跑對方向
如果一天不能多增加一分鐘,我們只好把速度變成2倍,即使輸在起跑點,也要贏在「加速度」。
工作要有效率,應確實「跑對方向」,很多人工作效率不彰,癥結點就在於「是否清楚任務的具體要求」,當接到長官交派任務時,一定要牢記三大原則:
1.「徹底清楚任務」:接到任務當下一定要確認主管對任務的要求和目標與你的理解是否一致,如果一開始的理解就錯誤,後面做得再勤快也是白費。
2.「再三確認工作時程」:確認主管要求完成任務明確時間表,主管往往下指令會少了時間目標,必須清楚正確完成時間表,以排定工作計劃及項目。
3.「定時向主管確認」:專案任務往往需要一段時間才能完成,重要專案進行中,別忘了定時向主管報告進度,並確認專案的進行方向有無修正或調整,以免屆時又是做白工。
六、善用「To Do List」(待辦事項清單)
用待辦事項清單來輔助及規劃每天的工作行程,是避免寶貴光陰被「時間賊」偷走的利器。
待辦事項清單應註明完成期限,以便提醒自己工作進度及落實「今日事今日畢」原則。而每天下班前則應徹底檢討應完成未完成事項,上班前15分鐘檢視當日的待辦事項。
判斷優先次序
七、判斷事情的輕重緩急,決定做事情的順序
上班族每天除了固定安排的既定工作外,還有許多突發事件需要處理,而打亂原有的工作計劃。此時必須判斷事情的輕重緩急,決定優先順序,因此建議以下的原則進行分類做事順序方法:
先處理重要的,緊急的事情(馬上辦);再處理重要的,不緊急的事情(好好規劃);再處理次要的,緊急的事情(學會適時說不);最後處理既不重要,又不緊急的事情(儘量不去做)。
八、養成一氣呵成完成工作的習慣
一旦開始做事,就要專心一致,沒有100%全部完成絕不停止。如果你中間停下來好幾次,然後又重新開始,會使完成時間增加達數倍之多,因為每次你都要重新「暖身」,確認上次做到什麼地方。從今起,每當你開始分心、半途想做其他事情時,就命令自己「回去工作!」
九、活用等待及零碎時間
捷運、火車、公車通勤的零碎時間是最好的自修機會。
等待的空檔時間可以打電話擴展人際關係,查閱行事曆或者閱讀有助職能提昇電子書,亦或即興記錄或計劃。
好的時間管理就是把時間用在對的地方,並且跑在時間前面思考及規劃,這將讓你離成功更近。

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