想提升工作成效?聰明工作比努力工作更重要

未命名設計(68)


【本報訊】時間是人們最寶貴的資產,保羅在以弗所書提醒信徒要「謹慎行事」,並且要像智慧人「愛惜光陰」;詩篇90篇12節更這樣說:「求你指教我們怎樣數算自己的日子,好叫我們得著智慧的心。」

人們經常談論時間的管理,但問題不是「我的行程滿了嗎」,而是「我的行程要如何安排」。我曾在研習會上聽過一位講員說:「最難叫人做到的兩件事情就是:思考,以及依照重要性大小來做事。」其實,他所談的就是優先次序。好的領導者總是會預先思考,並且把任務的優先次序排好。關於優先次序的五個法則,讓我在這裡與您分享:

一、「聰明工作」比「努力工作」有更高的回報

小說家法蘭茲‧卡夫卡(Franz Kafka)曾說:「生產力就是做到從前做不到的事。」如何才辦得到呢?光靠努力是不夠的。據說,愛因斯坦(Albert Einstein)曾說:重複做一樣的事情,卻期待不一樣的結果,實在是愚不可及。因此,我們該如何獲得更好的成果呢?你必須重新思考做事情的方法。你必須「聰明工作」。這表示,要找出更好的工作方式,並且善於利用時間。行銷專家丹‧肯尼迪(Dan Kennedy)說:「善用別人浪費掉的時間,能使你得著優勢。」有哪一位領導者不想要如此呢?

二、你不能「全部都要」
當我兒子約珥還小的時候,每當我們走進商店,我都必須告誡他:「你不能全部都要。」如同許多人一樣,他好不容易才縮減了他的採購清單。但我相信,成就某事的百分之九十五取決於知道自己想要什麼。對於領導者而言,這一點更是特別重要。多年前,我曾讀過一篇關於登山的故事。有一支登山隊正預備要攻頂法國阿爾卑斯山的白朗峰。前一天晚上,他們的法國嚮導提醒大家說:「成功攻頂的一項重要前提就是,只攜帶登山必備的基本物品。你必須放下其餘的東西,因為這將是一趟非常艱辛的路程。」

但有一位英國的年輕人不聽專家的勸告。隔天早晨,除了登山的基本裝備之外,又帶了一大堆東西,包括:一條艷麗的毛毯、幾大條乳酪、一瓶葡萄酒、一對照相機、好幾個鏡頭、以及一些巧克力棒。「帶這些東西,你是絕對爬不上去的,你只能夠帶最基本的物品攻頂。」當他們抵達峰頂的時候,看到了這位英國人。他很明智地沿路丟棄掉一切不需要的東西,最後才能成功攻頂。無論你是否是一位領導者,如果想要擁有成功的人生,你都必須有所抉擇。你必須決定事情的優先次序。你不能「全部都要」,沒有任何人能夠「全部都要」。

三、「好」永遠是「最好」的敵人
大部分的人都能夠在好與壞,或對與錯,之間做出選擇。然而,當他們面對兩個都很不錯的選擇時,真正的挑戰這時才出現。他們應該選擇哪一個呢?有一個寓言故事是這點絕佳的例證。在電燈發明之前,有一位燈塔看守員在海岸線延伸出來的岩石上工作。每個月,他都會收到油料的補給,使燈塔能持續發光。因為距離城鎮不遠,所以時常會有訪客來訪。

有一天晚上,一位年老的村婦來要一些油,為了使她的家保持溫暖。燈塔看守員很同情她,因此給了她一些油。接著,有一位父親也來要一些油,為了點燈去尋找他失蹤的兒子。後來,又有一位老板也來要一些油,為了使機械設備正常運作,讓員工能繼續工作。每一個請求都很好,理由也很正當,所以燈塔看守員都給了他們一些油。將近月底的時候,他察覺油料已經所剩不多了。最後一天晚上,油料用盡,燈塔熄滅了。

結果在暴風雨中,有一艘船觸礁了,喪失了許多的生命。這位燈塔看守員在接受調查時,懊悔不已。然而,他只得到一句回覆:「油料補給的唯一目的,就是使那座燈塔保持明亮!」當你越來越成功,越來越忙時,你必須學習在兩個好的選項中權衡輕重。你不可能永遠兩者兼顧。你該如何選擇呢?請記得,為了「最好」的選項,有時必須犧牲掉「好」的選項。

四、「只做正確的事」比「正確地做事」更好
想想你在請假去渡假以前,那或許是你最有效率和生產力的工作時間。為什麼呢?因為你有清楚的優先次序,以及明確的最後期限。在離開辦公室前往渡假之前,我們必須做好決策、完成計劃、清理公文、回覆電話,以及知會同事等等。我們為何無法一直保持這種工作的方式呢?事實上,是可以的,但我們必須先改變自己的心態。

不要專注於「效率」(efficiency),那是一種倖存的心態。我們必須先考慮「效果」(effectiveness),那是一種成功的心態。不要專注於「正確地做事」,我們必須專注於「只做正確的事」。

五、「重要的工作」必須優先於「急迫的工作」
身為領導者,你名牌上的頭銜越多,你所擔負的責任也越多。每一位成功的領導者都必須學習,能夠同時掌握多件高度優先計劃的進行。隨著工作清單的增加,若不加以規劃組織,就是自討苦吃。千萬別自討苦吃啊!為了幫助你隨時都能迅速將工作的優先次序排好,「帕累托法則」(又稱80/20法則)是一個簡單又有效的分類方法。

我們的目標是,先決定一項工作的「重要性」和「急迫性」。沒有果效的領導者會不加思考,就開始做急迫的工作。有果效的領導者則會先衡量這兩個因素,然後再採取適當的行動。每天早晨,以「重要性」/「急迫性」的準則來檢視你的工作清單,這個方法能夠有效地幫助你,迅速地排好工作的優先次序,以展開你每日的行程。這是一個非常有價值的策略。畢竟,凡事都行的人生,最後可能會成為一事無成的人生。

《悅讀小凳子》談領導大師的優先次序法則;作者:約翰.麥斯威爾,了解更多內容請查詢:APPLE PODCAST  GOOGLE PODCAST

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